PRO-GEN Kwartierbladen met WORD XP en WORD 2003

In PRO-GEN is het maken van kwartierbladen al heel lang mogelijk. Deze functie werd eerst ontwikkeld voor WordPerfect en is later ook voor WORD'97 gemaakt.
De werkwijze voor WORD, zoals beschreven in de PRO-GEN documentatie op blz. 116 tot en met 119, is gebaseerd op WORD'97 en WORD 2000. Dit blijkt echter heel anders te werken in WORD XP en WORD 2003 omdat de menukeuzes in deze nieuwere WORD versies drastisch gewijzigd zijn.
Met onderstaande instructies kunt u ook in deze WORD versies uw PRO-GEN kwartierbladen aanmaken.

Gegevensbestand aanmaken in PRO-GEN

Eerst moet er in PRO-GEN een bestand worden aangemaakt dat de persoonsgegevens bevat van de kwartierstaat, in een formaat dat in de samenvoeg functie van WORD gebruikt kan worden.

Kies hiervoor "Kwartierstaat" en wijs de proband aan. Stel dan het "Instellingen" menu als volgt in:

Controleer in het "Uitvoer" menu of het "Schijfuitvoer stuurprogramma" wel is ingesteld op RTF en kies dan "Uitvoer naar schijf". Sla het aan te maken bestand op in de \PG30\TEXT map; bijvoorbeeld onder de naam KWART.RTF en stel het scherm "Afdruk opties" volgt in:

Daarna wordt het gegevensbestand \PG30\TEXT\KWART.RTF aangemaakt.
N.B. Het heeft geen zin om het aangemaakte bestand nu al te laten openen in WORD; dus de betreffende vraag kan met N beantwoord worden.

Samenvoegen in WORD

In WORD moet nu het zojuist aangemaakte gegevensbestand worden gecombineerd met een van de meegeleverde PRO-GEN kwartierblad-sjablonen. Dit werkt in WORD XP en WORD 2003 net iets verschillend:

Samenvoegen in WORD XP

Start WORD XP en open een van de RTF-bestanden in de \PG30\NL\WORD map; bijv. het bestand BLAD4-1.RTF. U ziet nu de lijnen waarbinnen straks de gegevens moeten verschijnen. Op de plek waar de gegevens moeten komen staan echter op dit moment nog cijfers.

In WORD XP moet er gebruik gemaakt worden van de werkbalk 'Afdruk samenvoegen'. Als deze werkbalk nog niet zichtbaar is, zet deze werkbalk dan aan door met de rechter-muis-knop op een willekeurige werkbalk te klikken en dan 'Afdruk samenvoegen' te kiezen. De knoppen uit onderstaande afbeelding verschijnen dan in de werkbalk.

Nu drukt u op de linker knop 'Instellingen van hoofddocument'. Hier kiest u 'Brieven'.
Vervolgens drukt u op de tweede knop 'Gegevensbestand openen' om het in PRO-GEN aangemaakte gegevensbestand te openen. In het voorbeeld was dat het bestand C:\PG30\TEXT\KWART.RTF.
Nu worden de overige knoppen op de werkbalk ook actief:

N.B. U mag niet op de derde knop drukken, want dan volgt er een foutmelding vanwege het grote aantal samenvoegvelden. Dit is in WORD 2003 opgelost.

Via de knop 'Samenvoegen naar nieuw document' aan de rechterzijde van de werkbalk, wordt het samenvoegen nu uitgevoerd:

Samenvoegen in WORD 2003

Bovengenoemde methode werkt ook in WORD 2003. Maar in WORD 2003 kan het samenvoegen ook via het zogenaamde 'taakvenster' gedaan worden:
Start WORD 2003 en open een van de RTF-bestanden in de \PG30\NL\WORD map; bijv. het bestand BLAD4-1.RTF. U ziet nu de lijnen waarbinnen straks de gegevens moeten verschijnen. Op de plek waar de gegevens moeten komen staan echter op dit moment nog cijfers.

Klik nu op "Extra", "Brieven en verzendlijsten", "Afdruk samenvoegen...". Aan de rechterzijde van het WORD-scherm verschijnt dan het taakvenster "Samenvoegen".
Het samenvoegen omvat 6 stappen in dit taakvenster:

1. kies "Brieven", druk op "Volgende".
2. kies "Het huidige document gebruiken", druk op "Volgende".
3. kies "Een bestaande lijst gebruiken",
   druk op "Bladeren...",
   kies het gegevensbestand C:\PG30\TEXT\KWART.RTF,
   druk in het venster "Geadresseerden voor afdruk samenvoegen" op "OK",
   druk op "Volgende".
4. druk op "Volgende".
   N.B. van stap 4 naar 5 kan enkele minuten duren.
5. druk op "Volgende".
6. sluit het "samenvoegen" taakvenster.

Het resultaat

Nu is het kwartierblad klaar en zijn de juiste gegevens ingevuld op de plek waar de cijfers stonden. U kunt het kwartierblad nu op het scherm bekijken, op de printer afdrukken en eventueel onder een nieuwe naam opslaan (via "Opslaan als...").

Op dezelfde manier kunt u ook de andere kwartierbladen uit de \PG30\NL\WORD map maken. De bestanden die met BLAD4- beginnen zijn kwartierblad-sjablonen met vier generaties per blad. De BLAD5-bestanden hebben vijf generaties per blad en kunnen het beste overdwars geprint worden.