Dubbele gegevens samenvoegen en verwijderen |
Dit artikel is ook verschenen in PRO-GEN-eralia en VVF Genealogie & Computer.
In dit scherm kan men de gegevens van beide personen naast elkaar zien, waarbij de verschillen worden gemarkeerd; maar men kan op dat moment bijvoorbeeld niet in het relatieschema kijken of bladeren naar andere personen. Ook moet dit proces in één keer afgemaakt worden. Dit kan bij vele dubbelen heel lang duren.
Standaard wordt bij het bepalen van de dubbelen gezocht naar personen van wie de velden voornaam, achternaam, geslacht en geboortedatum exact gelijk zijn. Omdat er vaak gelijke namen voorkomen waarbij soms de datum ontbreekt, kan men niet automatisch aannemen dat deze personen dubbel zijn. Ook zorgen kleine verschillen in de namen ervoor dat sommige dubbelen helemaal niet als zodanig herkend worden.
Op de PRO-GEN homepage (www.pro-gen.nl) staat een nieuwe aanvulling (nummer 8) waarin de benodigde lijst en selectievoorwaarde zijn toegevoegd. Dit bestand dient u te installeren als u de hierna beschreven werkwijze wilt gaan toepassen.
Om straks automatisch de juiste personen te kunnen samenvoegen gaan we het code-veld gebruiken om hierin een uniek gegeven te plaatsen voor het samenvoegen.
N.B. | Als u het code-veld al in gebruik heeft, kijk dan even na of er een ander veld is dat altijd leeg is, bijv. Titel2, Titel3 of Adres Land. Dat veld kunt u dan straks gebruiken om de bestaande code tijdelijk in onder te brengen. Door de code-velden van dubbele personen straks aan elkaar gelijk te maken, kan op een later tijdstip dit veld gebruikt worden om automatisch te bepalen welke personen samengevoegd moeten worden. |
N.B. | Als u in het code-veld informatie had staan die bewaard moet blijven, dan kunt u hier het code-veld gaan koppelen aan een leeg veld, waardoor de code naar dit veld verplaatst wordt. Na afloop kunt u dan op dezelfde wijze die informatie weer terug verplaatsen naar het veld Persoon code. |
Als de koppelingen naar wens gelegd zijn, druk dan ter bevestiging op F1. Daarna verschijnt een zelfde koppelingen scherm voor de relatie-gegevens. Hierin hoeft niets gewijzigd te worden; druk daarom weer op F1. Hierna wordt een kopie van uw bestand gemaakt waarin het code-veld is gevuld met het recordnummer. Deze code is dus voor iedere persoon verschillend.
Bij twijfel kunt u m.b.v. het relatieschema nazien of ouders, huwelijk en/of kinderen overeenkomen.
In de lijst met opgeslagen selectievoorwaarden is de voorwaarde 'Samenvoeg code invullen' toegevoegd, waarmee de gewenste wijzigingen in het code-veld worden aangebracht.
Voor het vastleggen van de dubbele personen is de werkwijze nu als volgt:
In de eerste kolom van de lijst ziet u nu i.p.v. het recordnummer de aanduiding 'Dubbel'.
Op deze wijze voorziet u deze dubbelen van een gelijke code in het code-veld, waardoor ze straks tot 1 persoon worden samengevoegd. Het markeren moet uiteraard handmatig gebeuren. De overige 5 onderdelen kunnen echter eenvoudig m.b.v. een macro geautomatiseerd worden (zie documentatie op blz. 12).
Herhaal dit voor elke set dubbelen, door de dubbele personen (meestal 2 stuks) te markeren en de macro uit te voeren.
Als u zich een keer vergist heeft, markeer de betreffende personen dan opnieuw en voer deze stappen (of de macro) opnieuw uit; dan wordt de eerdere code weer hersteld en is de aanduiding 'Dubbel' weer vervangen door het recordnummer.
Hierna verschijnt het lijstje 'Markeer de velden voor de dubbelencontrole'. In deze lijst moet u de sterretjes weghalen bij de standaard velden Achternaam, Geboorte datum, Geslacht en Voornaam; en vervolgens een nieuw sterretje plaatsen bij het veld Persoon code. Verder kunnen met ENTER de standaardkeuzes gevolgd worden.
Bij het inlezen zullen nu personen met gelijke code automatisch samengevoegd worden, waarbij zoveel mogelijk gegevens overgenomen worden. Relaties waarvan man en vrouw dubbel zijn, worden ook samengevoegd.
Het IMP bestand bevat per regel de tekst 'Persoon' of 'Relatie', het betreffende recordnummer, de naam van het veld en de informatie die uiteindelijk niet is opgeslagen. U kunt dit vergelijken met de huidige veldinhoud. Waar nodig kunt u dan deze informatie gebruiken om het samengevoegde bestand bij te werken.