Prev. PRO-GEN en een USB-memory-stick Next

Dit artikel is ook verschenen in PRO-GEN-eralia en VVF Genealogie & Computer.

PRO-GEN en een USB-memory-stick

Als u nu een nieuwe PC koopt, komt het steeds vaker voor dat er geen diskettestation meer in de PC aanwezig is. Dit is niet alleen bij notebook-PC's het geval, maar nu ook bij bureau-PC's. Mensen die PRO-GEN gebruiken op zo'n PC stellen ons dan vragen over het maken van een backup of over het uitwisselen van gegevens.
De backup wordt in PRO-GEN standaard op diskettes gemaakt, maar kan vaak ook rechtstreeks op een CD-RW gedaan worden (zie het artikel Archiveren op CD-RW op www.pro-gen.nl onder 'Support', 'Tips & Trucs'). Echter een USB-memory-stick is tegenwoordig een veel eenvoudiger oplossing. In dit artikel wil ik een paar van de gebruiksmogelijkheden van zo'n USB-memory-stick in combinatie met PRO-GEN beschrijven.

Hoe werkt zo'n USB-memory-stick ?

Een USB-memory-stick (ook wel USB-pen-drive of USB-memory-key genoemd) is een klein apparaatje, vaak in de vorm van een sleutelhanger, dat in de USB-poort van een PC gestoken kan worden. In dit apparaatje zit geheugen dat zonder batterij zijn informatie kan vasthouden. Dit geheugen gedraagt zich voor de PC alsof het een schijfeenheid is. Zodra u de USB-memory-stick in de USB-poort van uw PC steekt wordt deze door de PC herkend en wordt dan als extra schijfeenheid zichtbaar in Windows. U kunt er dan mee werken alsof het een normale schijfeenheid is. U kunt er dus bestanden naar toe slepen, bestanden op aanmaken, enz.
Wat u echter niet mag doen: de USB-memory-stick uit de PC trekken, zonder deze eerst af te sluiten. Het kan namelijk zijn dat Windows nog bezig is om de gegevens op de USB-memory-stick op te slaan. Als u op dat moment de USB-memory-stick uit de PC zou trekken kan de informatie op de USB-memory-stick beschadigd raken.
U kunt natuurlijk wachten met verwijderen van de USB-memory-stick totdat u de PC heeft uitgeschakeld, maar het kan ook als de PC nog aan staat, door de USB-memory-stick eerst softwarematig te stoppen. In het vlakje met kleine pictogrammen naast de klok op de Windows-balk (de zogenaamde system-tray), vindt u een pictogram 'Hardware veilig verwijderen' waarmee u de USB-memory-stick kunt stoppen. Daarna kunt u de USB-memory-stick veilig verwijderen.

Soorten en maten

USB-memory-sticks zijn er in vele soorten, maten en prijzen. Verschillen zitten voornamelijk in de hoeveelheid aanwezig geheugen. Dit begint al bij 16 MB en loopt op naar maximaal 2 GB (stand begin 2004). Dit zal ongetwijfeld verder blijven groeien; en zoals het met de meeste PC spullen gaat: de kleinste maat is al nauwelijks meer te koop. De meest gangbare maten op dit moment zijn 64 en 128 MB. Deze kosten zo'n 40 tot 60 Euro.

Tip: Als uw PC enkel USB-poorten op de achterzijde heeft, koop dan bij uw USB-memory-stick een USB-verlengsnoer zodat u niet telkens achterop uw PC hoeft te zoeken naar de aansluiting.

PRO-GEN backup op de USB-memory-stick

De eenvoudigste toepassing voor het gebruik van zo'n USB-memory-stick in combinatie met PRO-GEN, is het gebruik als backup-schijf.

Zodra u in PRO-GEN een backup gaat maken verschijnt de schijfletter die is toegekend aan de USB-memory-stick in de lijst van beschikbare bestemmingen voor de backup. Vaak zal dit Drive E: of Drive F: worden, afhankelijk van de reeds aanwezige schijfletters. Kies de betreffende bestemming en de PRO-GEN backup wordt in de hoofdmap van de USB-memory-stick geplaatst. Als u de backup liever in een submap plaatst, maak dan eerst deze submap (maximaal 8 tekens, bijvoorbeeld E:\BACKUP) aan vanuit Windows-Verkenner. U kunt dan bij het maken van de backup in PRO-GEN via Vrij te kiezen directory deze submap opgeven.

Het inlezen van zo'n backup gaat op dezelfde wijze, maar dan natuurlijk via de Restore bestand functie die u onder PRO-GEN Hulpprogramma's kunt vinden. Dat inlezen kan natuurlijk ook op een andere PC gedaan worden. Op die wijze kunt u bijvoorbeeld heel makkelijk gegevens uitwisselen tussen een bureau-PC en een notebook-PC.

PRO-GEN bestand op de USB-memory-stick

Als u op een bureau-PC en op een notebook-PC werkt met PRO-GEN, is het te overwegen om de PRO-GEN databestanden rechtstreeks te gebruiken vanaf de USB-memory-key, zodat u niet telkens hoeft uit te wisselen via backup en restore. Dit kost wel wat meer ruimte dan enkel het gebruik als backup-schijf omdat een backup bestand gecomprimeerd is (LZH bestand is vergelijkbaar met ZIP).

Het makkelijkst kunt u de laatste backup gebruiken om het bestand op de USB-memory-key te plaatsen. Maak eerst op de USB-memory-key een map aan waarin de PRO-GEN bestanden moeten worden opgeslagen; bijvoorbeeld E:\PGDATA. Lees nu de laatste backup in via Restore bestand en beantwoordt dan de vraag Het PRO-GEN bestand wordt standaard teruggezet in bovenstaande directory. Wilt u hierin nog wijzigingen aanbrengen? (J/N) : met Ja. U kunt dan opgeven waar het bestand geplaatst moet worden en geeft dan op E:\PGDATA. Deze laatste backup gaat u op dezelfde wijze ook inlezen op de andere PC en wederom opslaan op de USB-memory-key. Om verwarring te voorkomen met het oorspronkelijke bestand dat al op uw PC stond, kunt u het beste dit oorspronkelijke bestand hernoemen of eventueel verwijderen via de keuze Instellingen wijzigen.
Vanaf nu kunt u rechtstreeks met dit bestand werken op beide PC's zodra u de USB-memory-key in de betreffende PC hebt geplaatst.

Bij het aanmaken van nieuwe PRO-GEN bestanden wordt standaard de PG30\NL\DATA map gebruikt. Als u echter via Instellingen wijzigen, Algemene opties instellen de optie Opslag bestanden in zelf te kiezen map toestaan op JA instelt, kunt u nieuwe PRO-GEN bestanden ook op andere plaatsen laten opslaan, zodat u nieuwe bestanden op E:\PGDATA kunt laten aanmaken.

NB. Omdat uw genealogische gegevens nu enkel op de USB-memory-stick staan is het verstanding om de backup van deze gegevens voortaan op een andere plek te maken; voor het geval u uw USB-memory-stick verliest of beschadigd. Een optie zou zijn om de backup voortaan op C: te maken zodat u op beide PC's een backup-bestand van uw gegevens heeft.

PRO-GEN programma en bestanden op de USB-memory-stick

Als u bijvoorbeeld in de pauzes op uw werk PRO-GEN zou willen gebruiken, zonder het te hoeven installeren op de werk-PC, dan zou u het gehele PRO-GEN programma, inclusief data bestanden, op de USB-memory-stick kunnen plaatsen. Afhankelijk van de grootte van uw data bestanden is hiervoor een USB-memory-stick van minstens 32 MB nodig. Uiteraard dient u hiervoor ook toestemming van uw baas en van de systeembeheerder te vragen.

Het is nu belangrijk dat de schijf-letter voor de USB-memory-stick telkens gelijk is. Plaats daarom eerst op uw werk de USB-memory-stick in de PC en kijk welke schijf-letter er aan toegekend wordt. Op uw eigen PC kunt u via START, Instellingen, Configuratiescherm, Systeembeheer, Computerbeheer, Schijfbeheer de schijfletter van uw USB-memory-stick gelijk maken aan die op uw werk-PC. Andersom mag natuurlijk ook, maar vaak heeft u op uw werk-PC onvoldoende rechten om dit te kunnen wijzigen. Wellicht wil uw systeembeheerder u daarmee helpen. In de rest van dit verhaal ga ik er van uit dat uw USB-memory-stick nu schijf-letter K: heeft gekregen.

Installeer nu thuis PRO-GEN 3.0b vanaf de CD of vanaf de PRO-GEN homepage en wijzig bij het installeren de directory C:\PG30 in K:\PG30. Na installatie verschijnen er twee nieuwe pictogrammen op uw scherm. Gebruik het pictogram PRO-GEN 3.0b via windows printer (K_PG30) om PRO-GEN te starten en vul uw licentiecodes in zoals beschreven op de licentiebrief. Installeer ook weer de laatste aanvulling vanaf de PRO-GEN homepage. U kunt nu op de hiervoor beschreven wijze uw genealogische bestanden inlezen vanaf de laatste backup.
PRO-GEN kan nu op uw thuis PC geheel vanaf de USB-memory-stick werken

Op uw werk-PC zijn de genoemde pictogrammen nog niet aanwezig. Deze kunt u eenvoudig aanmaken door vanuit Windows in de map K:\PG30 op het programma SHORTCUT te dubbelklikken. Daarna kunt u ook hier PRO-GEN starten via het pictogram PRO-GEN 3.0b via windows printer (K_PG30).

Net als in het vorige hoofdstuk geldt ook hier dat het belangrijk is een backup te maken op een andere schijf dan de USB-memory-stick. Op uw werk-PC kan dat wellicht ook in een persoonlijke netwerk-map zodat uw PRO-GEN backup meegenomen wordt in de algemene netwerk backup.

NB. De software op een USB-memory-stick is net zo gevoelig voor virussen als software op normale schijven. Zorg dus voor adequate anti-virus maatregelen om te voorkomen dat u via uw USB-memory-stick een virus meeneemt van huis naar uw werk of omgekeerd.

Conclusie

Het maken van een backup op USB-memory-key gaat vele malen sneller dan op diskettes. Bovendien zal het niet meer voorkomen dat een backup niet past en hoeft er dus niet gewisseld te worden met diskettes.
Bij het werken met de databestanden op de USB-memory-stick, of zelfs het gehele PRO-GEN programma op de USB-memory-stick heb ik nauwelijks snelheidsverschillen opgemerkt, maar dan kan per PC natuurlijk anders zijn.
De laatste wijze van werken, waarbij PRO-GEN geheel werkt vanaf de USB-memory-stick, kan ook handig zijn als u geen notebook-PC heeft, maar toch bij een familielid, kennis of vereniging uw PRO-GEN bestanden wilt raadplegen op andermans PC.

Al-met-al hele leuke en nuttige mogelijkheden met zo'n vernuftig klein apparaatje.