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Doppelte Daten zusammenfügen und löschen

Das PRO-GEN Hilfsprogramm 'PRO-GEN Import' können Sie verwenden um zwei Dateien zusammen zu fügen, wobei auch doppelte Personen gesucht werden können. Diese Funktion kann auch verwendet werden um doppelte Personen innerhalb eine Datei zusammen zu fügen.
Bei grosse Dateien ist das Suchen nach doppelte Personen aber sehr mühsam. Für jede mögliche doppelte Person erscheint ein Schirm wo Sie eingeben mussen ob es tatsächlich um eine doppelte Person geht.


In dieses Schirm sehen Sie die Daten von beide Personen neben einander, wobei die Unterschiede markiert sind; aber Sie können dort zum Beispiel nicht im Relationsschema etwas nachsehen oder nach andere Personen umschalten. Auch muss dieses Prozess auf einmal fertiggestellt werden. Das kann bei viele Doppelten ganz lange dauern.

Standard wird gesucht nach Personen von dem die Felder Vorname, Nachname, Geschlecht und Geburt_Datum genau gleich sind. Weil es oft ähnlich klingenden Namen gibt wobei das Datum fehlt, konnen Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass diese Personen doppelt sind. Auch werden kleine Unterschiede in den Namen dafür sorgen das manche Doppelte Personen gar nicht gefunden werden.

Eine alternatieve Methode

In diesem Artikel möchte Ich für den fortgeschritten PRO-GEN Anwender ein Verfahren beschreiben die viele dieser Nachteile behebt. Diese Methode ist vorgesehen um doppelte Personen innerhalb einer Datei zusammen zu fügen. Haben Sie zwei oder mehr Dateien zusammen zu fügen, fügen Sie diese Dateien dann erst zusammen ohne auf doppelte Personen zu kontrollieren.

Am PRO-GEN Homepage (www.pro-gen.nl) gibt es die neuste Erweiterung mit die benötigte Liste und Selektionsbedingung. Diese Erweiterung sollten Sie zuerst installieren.

Um später automatisch die richtigen Personen zusammen zu fügen werden wir das Feld Code verwenden um einige Daten festzulegen.
N.B.Wenn Sie das Feld Code schon verwendet haben, sehen Sie dann mal nach ob es ein anderes Feld gibt das Sie nicht verwendet haben und jetzt leer ist, z.B. Titel2, Titel3 oder Anschrift_Land. Dieses Feld konnen Sie dann später verwenden um die bestehende Code vorübergehend zu speichern.
Wenn wir später die Code-Felder bei doppelte Personen gleich machen, kann am Ende dieses Feld verwendet werden um automatisch die richtigen Personen zusammen zu fügen.

Schritt 1: Eine eindeutigen Code erstellen

Hier werden wir zuerst die Datensatznummer im Code-Feld speichern.
Wählen Sie dazu "PRO-GEN Hifsprogramme", "Export", "PRO-GEN Export".
In der Liste drücken Sie einmal auf Insert/Einfügen um een mögliche Selektion zu beseitigen und drücken Sie dann ENTER.
Geben Sie einen neuen Dateinamen ein (z.B. KOPIE), wählen Sie die dieselbe Bildschirmmaske und lassen Sie die alten Datensatznummern behalten.
Jetzt sollten Sie "J" eingeben um die Kopplungen zu ändern. In das Kopplungen Schirm sollte jetzt mittels die Delete/Löschen-Taste die Kopplungen von die Felder 'Person_ID' und 'Person_Code' gelöscht werden. Dann mittels die ENTER-Taste das Feld 'Person_ID' in der Linke Spalte koppeln an 'Person_Code'. Der Bildschirm sieht wie folgt aus.


N.B.Wenn Sie im Code-Feld eigene Daten haben die bewahrt bleiben sollten, dann können Sie hier das Code-Feld koppeln an ein leeres Feld, um die Code in ein anderes Feld zu speichern. Wenn alles fertig ist können Sie dann auf die gleiche Weise diese Informationen wieder zurück bringen im Code-Feld.

Wenn die Kopplungen fertig sind drücken Sie F1. Dann erschein ein selbes Schirm für die Ehe-Daten. Hier brauchen Sie nichts zu ändern; drücken Sie wieder F1. Dann wird die Kopie Ihrer Datei angefertigt wobei das Code-Feld gefüllt ist mit die Datensatznummer. Diese Code ist jetzt also bei jede Person unterschiedlich.

Schritt 2: Die doppelte Personen markieren

In diese KOPIE Datei werden wir jetzt manuell die doppelte Personen suchen und da die Code ändern.
Um das Suchen zu vereinfachen, ist eine spezielle Liste SAMENV angefertigt die Sie via 'Option', 'Andere Listeneinteilung wählen' aktivieren können. Diese Liste ist ähnlich wie die PARTNER Liste wobei nur die erste Spalte geändert ist. Die erste Spalte zeigt jetzt ob eine Person als doppelt markiert ist.
Wenn Sie diese Liste sortieren nach Nachname, dann können Sie in diese Liste schnell doppelte Personen finden wenn Sie die Spalte 'Partner' beachten. Siehe folgendes Beispiel.


Wenn nötig können Sie im Relationsschema nachsehen ob Eltern, Ehe und Kinder übereinstimmen.
In die 'Gespeicherte Bedingung' bei Selektieren ist die Bedingung 'Code zum zusammenfügen eintragen' hinzugefügt, womit die änderungen im Code-Feld angebracht werden.

Um zwei doppelte Personen festzulegen ist die Arbeitsweise (wird später in ein Makro automatisiert) wie folgt:

  1. Markieren Sie zwei doppelte Personen mit der Leertaste.
  2. Drücken Sie L und M (seLektier Markierte Datensätze).
  3. Drücken Sie T und R (sorTiere Reihenfolge Datensätze).
  4. Drücken Sie L und G und wählen Sie Bedingung 'Code zum zusammenfügen eintragen'.
  5. Drücken Sie Insert/Einfügen um zurück zu kehren von die Teil-Liste in die Totalliste.
  6. Drücken Sie nochmals Insert/Einfügen um die Markierungen zu beheben.

In der erste Spalte der Liste erscheint jetzt die Text 'Doppel' anstelle der Datensatznummer.

Auf diese Weise geben Sie diese doppelte Personen ein gleiche Code im Code-Feld, die später verwendet wird um diese Personen zusammen zu fügen. Das Markieren sollten Sie manuell machen. Die andere 5 Teile können aber einfach mit ein Makro automatisiert werden (Siehe Dokumentation Seite 12).
Wiederholen Sie dieses für jede Gruppe doppelte Personen: Markieren Sie die doppelte Personen (meistens 2) und starten Sie den Makro.
Wenn Sie sich einmal geirrt haben, Markieren Sie die Personen dann wieder und starten Sie den Makro nochmals; dann wird die 'Doppel' Markierung verschwinden und wird die Datensatznummer wieder erscheinen.

Schritt 3: Die markierte doppelte Personen zusammenfügen

Wenn alle doppelte Personen markiert sind, kann das Zusammenfügen gemacht werden.
Fertigen Sie zuerst eine neue leere PRO-GEN Datei an mit dieselbe Bildschirmmaske als die Datei mit doppelte Personen. In diese leere Datei werden wir über PRO-GEN Hifsprogramm 'PRO-GEN Import' die Datei KOPIE importeren mit folgende Einstellungen:


Dann erscheint die Liste 'Markieren Sie die Felder zur doppelten Kontrolle'. In diese Liste sollten Sie die Sterrnchen wegnehmen bei die standard Felder Geburt_Datum, Geschlecht, Nachname und Vorname; und dann ein neues Sternchen anschalten bei Feld Person_Code. Weiter können Sie mit ENTER die Standardwahl folgen.

Beim Einlesen werden jetzt die Personen wovon das Code-Feld gleich ist zusammengefügt werden, wobei Daten soviel wie möglich übernommen werden. Ehen wovon Mann und Frau beide doppelt sind, werden auch zusammengefügt.

Schritt 4: Nicht importierte Daten bearbeiten

Bei Felder die schon Inhalt hatten und wobei die Daten die importiert werden sollten unterschiedlich sind, kommt eine Meldung in der Datei mit Erweiterung .IMP im PG30\D\DATA Ordner. Diese .IMP Datei kann mit Editor in Windows geöffnet werden.


Diese .IMP Datei enthält pro Zeile die Text 'Person' oder 'Ehe', die Datensatznummer, der Feldname vom Feld und die Information die nicht gespeichert worden ist. Sie können das vergleichen mit die Daten in die Datei. Wo nötig können Sie dann diese Informationen verwenden um die zusammengefügte Datei zu bearbeiten.

Fazit

Obwohl dieses Verfahren viel manuelle Arbeit kostet, hat es doch viele Vorteile: