Prev. PRO-GEN uitvoer naar uw tekstverwerker Next

Dit artikel is ook verschenen in PRO-GEN-eralia en VVF Genealogie & Computer.

PRO-GEN uitvoer naar uw tekstverwerker

In PRO-GEN is het mogelijk om de tekstuitvoer op te slaan als MS-WORD- of WordPerfect-bestand, waarbij er in de tekst standaard al vele opmaakcodes worden aangebracht.
In dit artikel wil ik het aanmaken en verder bewerken van zo'n tekstverwerker-bestand bespreken. Ik gebruik hiervoor de tekstverwerker MS-WORD versie 97, maar al deze mogelijkheden zijn ook met WordPerfect 5.1 en latere WP versies mogelijk.

Het maken van een PRO-GEN tekstuitvoer als bestand

De tekstuitvoer is aan te maken voor een reeks geselecteerde personen of voor de personen in een stamreeks, kwartierstaat, genealogie of parenteel. In dit voorbeeld wordt er een parenteel-tekstuitvoer gemaakt.
Kies uit het PRO-GEN hoofdmenu "parenteel" en kies een stamvader voor de te maken parenteel tekst.
Stel hierna in het "instellingen" scherm als volgt in :
- Soort uitvoer : Tekstuitvoer & diversen
- Uitvoerdefinitie : Standaard parenteel/genealogie uitvoer
Na het kiezen van "Invoer akkoord" verschijnt vervolgens het "Uitvoermenu". Hier dient u eenmalig onder "Schijfuitvoer stuurprogramma" te kiezen voor "RTF" (Kies hier "WP50" als u WordPerfect gebruikt).
Kies nu "Uitvoer naar schijf". Nadat er gemeld is hoeveel personen er gevonden zijn dient u de aan te maken bestandsnaam in te vullen. Belangrijk is hierbij is dat de bestandsnaam per onderdeel niet meer dan 8 tekens mag bevatten en dat de bestandsextensie .RTF moet zijn.
In dit voorbeeld plaats ik dit bestand op een diskette. Stop een lege diskette in het diskettestation en typ dan als bestandsnaam in A:\PAR.RTF
Kies vervolgens één van de opgeslagen instellingen. Voor dit voorbeeld gebruik ik "*Standaard parenteel/genealogie-uitvoer". Overigens kunt u in dit scherm met de Insert-toets zelf eigen opgeslagen instellingen toevoegen, waarmee u de uitvoer in hoge mate naar uw eigen wensen kan indelen.
Na het genereren van deze tekstuitvoer bent u binnen PRO-GEN klaar en gaan we verder in MS-WORD.

Oproepen RTF-bestand in MS-WORD

Het oproepen van het aangemaakte bestand blijkt voor sommigen een probleem te zijn.
Klik op het menu "Bestand" en dan op "Openen...". Het venster "Openen" verschijnt.
Hier is het probleem dat het juiste bestandtype niet is ingesteld waardoor men het aangemaakte bestand niet kan vinden. Klik op "Bestandtype:" en kies hier "RTF-bestanden (*.rtf)" of "Alle bestanden (*.*)". Klik dan op "Zoeken in:" en kies hier de map waarin u het bestand heeft opgeslagen; in mijn voorbeeld is dat "3,5-inch diskette (A:)". Het aangemaakte bestand moet nu zichtbaar zijn en kan nu geopend worden.

Standaard opmaak vanuit PRO-GEN

PRO-GEN heeft in de tekst standaard de namen vet gemaakt en de informatieteksten in een kleiner lettertype weergegeven.
Belangrijk hierbij is, dat deze opmaak m.b.v. zogenaamde "opmaakprofielen" is aangebracht. Zo'n opmaakprofiel (in WordPerfect heet dat "stijl") is een combinatie van opmaakcodes die op een deel van een tekst wordt toegepast. Welke opmaakcodes bij een bepaald opmaakprofiel ingesteld zijn kan men eenvoudig achteraf aanpassen.
Door de cursor op bijv. een plaatsnaam te zetten kunt u in de werkbalk van MS-WORD zien dat het opmaakprofiel "PG Plaats" hierop van toepassing is.

PRO-GEN heeft op deze wijze aan alle gelijksoortige gegevens een eigen opmaakprofiel gegeven. De namen van deze opmaakprofielen beginnen alle met de letters "PG " : PG Achternaam, PG Alias, PG Beroep, PG Bron, PG Brontekst, PG Code, PG Datum, PG Generatie, PG Infotekst, PG Nummer, PG Patroniem, PG Plaats, PG Recordnummer, PG Roepnaam en PG Voornaam.
De meeste van deze opmaakprofielen zijn leeg gelaten, behalve de opmaakprofielen PG Achternaam (vet), PG Voornaam (vet), PG Infotekst (klein) en PG recordnummer (subscript).

Opmaak aanpassen

Het gebruik van opmaakprofielen voor alle gelijksoortige gegevens maakt het mogelijk om heel eenvoudig de opmaak naar uw eigen smaak aan te passen:

Voorbeeld 1 : De info-teksten niet klein maar cursief weergeven.
Plaats de cursor op een info-tekst. Kies "opmaak", "opmaakprofiel...". Het onderstaande venster verschijnt.


In de linker kolom is het opmaakprofiel "PG Infotekst" al gekozen. U kunt dan bij Beschrijving zien dat het huidige lettertype gebruikt wordt (dit wordt met de tekst "onderliggend" aangegeven) maar met een afwijkende lettergrootte van 10 pt.
Druk nu op de knop "Wijzigen..."; druk dan op de knop "Opmaak" kies "Lettertype...". Het venster Lettertype verschijnt nu. Maak het vakje "Punten" leeg, kies "cursief" als Tekenstijl en druk op "OK".
Druk daarna op "OK" om het venster "Opmaakprofiel wijzigen" te sluiten en dan "Sluiten" om het venster "Opmaakprofiel" te sluiten.
Het resultaat is nu dat alle info-teksten in het document nu cursief i.p.v. klein zijn.

Voorbeeld 2 : Plaatsnamen in klein_kapitaal
Plaats de cursor op een plaatsnaam en kies "opmaak", "opmaakprofiel...".
Druk nu op "Wijzigen...", "Opmaak" en kies "Lettertype...".
Kies nu "klein_kapitaal" als Tekenstijl en druk op "OK", "OK" en "Sluiten".
Het resultaat is dat alle plaatsnamen nu in kleine hoofdletters worden weergegeven.
N.B.Plaatsnamen die in info-teksten of bronvermeldingen staan blijven ongewijzigd. Alleen plaatsnamen die als geboorteplaats, doopplaats, enz. zijn afgedrukt hebben als opmaakprofiel "PG Plaats" en worden dus nu in kleine hoofdletters weergegeven.

Namenindex en bladzijdeverwijzingen

Door PRO-GEN zijn bij alle namen zogenaamde indexmarkeringen geplaatst. Afhankelijk van de gekozen instelling zijn eventueel ook bij plaatsen en bij beroepen zulke indexmarkeringen geplaatst. Tevens zijn bij de verwijzingen naar de kinderen eventueel de bladzijdenummers vermeld.
Na het inlezen van de tekst is de index echter nog niet aangemaakt en zijn ook de correcte bladzijdenummers nog niet ingevuld. Dit wordt door MS-WORD gedaan zodra het document afgedrukt gaat worden. Het kan echter ook door op CTRL-A te drukken en vervolgens op F9. MS-WORD zal dan de betreffende bladzijdenummers berekenen en de index invullen.
N.B.Bij de bladzijdenummers kan het voorkomen dat er niet naar de bladzijde verwezen wordt waar de betreffende persoon is beschreven, maar naar de laatste bladzijde waar deze persoon vermeld wordt. Dit is op te lossen met een aanpassing die op de PRO-GEN homepage ( www.pro-gen.nl ) is te verkrijgen.

De namenindex die standaard door MS-WORD wordt aangemaakt is niet erg mooi, want de gegevens staan allemaal onder elkaar in 1 kolom en de bladzijdenummers staan direct achter de namen.
Dit is aan te passen via "Invoegen", "Index en inhoudsopgave..." waarbij het venster Index en inhoudsopgave bijv. als volgt kan worden ingesteld om een nette index in 2 kolommen met rechtsuitgelijnde bladzijdenummers te verkrijgen.

N.B.Denk eraan dat de bladzijdenummers kunnen veranderen als u achteraf teksten of opmaak gaat wijzigen. De bladzijdenummers kloppen pas weer na CRTL-A en F9.

Invoegen plaatjes

Vaak zal men in het MS-WORD document plaatjes (gescande aktes, foto's e.d.) willen invoegen.
Zet hiertoe de cursor op de plek waar het plaatje moet verschijnen en kies dan "Invoegen", "Figuur", "Uit bestand...". Blader via "Zoeken in" naar de map waar het plaatje is opgeslagen. Als voorbeeld gebruik ik de foto van koningin Emma die standaard met PRO-GEN meegeleverd wordt in de directory PG30\NL\DATA.

Kijk voordat u op de knop "Invoegen" drukt nog even naar de opties die aan de rechterkant beschikbaar zijn. De optie "Zwevend boven tekst" kan het beste standaard aangezet worden; u kunt dan achteraf het plaatje eenvoudig verslepen met de muis. Als u veel plaatjes gaat invoegen wordt het MS-WORD document heel erg groot. U kunt dat voorkomen door de optie "Aan bestand koppelen" aan te vinken en dan de optie "Opslaan in document" uit te zetten. De plaatjes worden dan telkens vanaf schijf ingeladen. Nadeel is wel dat u eraan moet denken om alle plaatjes mee te leveren als u het document aan een drukker of een familielid gaat aanleveren.
Zodra het plaatje is ingevoegd kunt u het met de muis groter of kleiner maken door de hoekpunten te verslepen. Ook kunt u met de rechter muis-toets de "Eigenschappen" van het plaatje oproepen en wijzigen.