|
PRO-GEN uitvoer naar uw tekstverwerker
|
|
Dit artikel is ook verschenen in PRO-GEN-eralia en VVF Genealogie & Computer.
PRO-GEN uitvoer naar uw tekstverwerker
In PRO-GEN is het mogelijk om de tekstuitvoer op te slaan als MS-WORD- of
WordPerfect-bestand, waarbij er in de tekst standaard al vele opmaakcodes
worden aangebracht.
In dit artikel wil ik het aanmaken en verder bewerken van zo'n
tekstverwerker-bestand bespreken. Ik gebruik hiervoor de tekstverwerker
MS-WORD versie 97, maar al deze mogelijkheden zijn ook met WordPerfect 5.1
en latere WP versies mogelijk.
Het maken van een PRO-GEN tekstuitvoer als bestand
De tekstuitvoer is aan te maken voor een reeks geselecteerde personen of
voor de personen in een stamreeks, kwartierstaat, genealogie of parenteel.
In dit voorbeeld wordt er een parenteel-tekstuitvoer gemaakt.
Kies uit het PRO-GEN hoofdmenu "parenteel" en kies een stamvader
voor de te maken parenteel tekst.
Stel hierna in het "instellingen" scherm als volgt in :
- Soort uitvoer : Tekstuitvoer & diversen
- Uitvoerdefinitie : Standaard parenteel/genealogie uitvoer
Na het kiezen van "Invoer akkoord" verschijnt vervolgens het
"Uitvoermenu". Hier dient u eenmalig onder "Schijfuitvoer
stuurprogramma" te kiezen voor "RTF" (Kies hier "WP50"
als u WordPerfect gebruikt).
Kies nu "Uitvoer naar schijf". Nadat er gemeld is hoeveel personen
er gevonden zijn dient u de aan te maken bestandsnaam in te vullen.
Belangrijk is hierbij is dat de bestandsnaam per onderdeel niet meer dan 8
tekens mag bevatten en dat de bestandsextensie .RTF moet zijn.
In dit voorbeeld plaats ik dit bestand op een diskette. Stop een lege
diskette in het diskettestation en typ dan als bestandsnaam in
A:\PAR.RTF
Kies vervolgens één van de opgeslagen instellingen. Voor dit voorbeeld
gebruik ik "*Standaard parenteel/genealogie-uitvoer". Overigens kunt
u in dit scherm met de Insert-toets zelf eigen opgeslagen
instellingen toevoegen, waarmee u de uitvoer in hoge mate naar uw eigen
wensen kan indelen.
Na het genereren van deze tekstuitvoer bent u binnen PRO-GEN klaar en gaan
we verder in MS-WORD.
Oproepen RTF-bestand in MS-WORD
Het oproepen van het aangemaakte bestand blijkt voor sommigen een probleem
te zijn.
Klik op het menu "Bestand" en dan op "Openen...". Het venster
"Openen" verschijnt.
Hier is het probleem dat het juiste bestandtype niet is ingesteld waardoor
men het aangemaakte bestand niet kan vinden. Klik op "Bestandtype:"
en kies hier "RTF-bestanden (*.rtf)" of
"Alle bestanden (*.*)". Klik dan op "Zoeken in:" en kies hier
de map waarin u het bestand heeft opgeslagen; in mijn voorbeeld is dat
"3,5-inch diskette (A:)". Het aangemaakte bestand moet nu zichtbaar
zijn en kan nu geopend worden.
Standaard opmaak vanuit PRO-GEN
PRO-GEN heeft in de tekst standaard de namen vet gemaakt en de
informatieteksten in een kleiner lettertype weergegeven.
Belangrijk hierbij is, dat deze opmaak m.b.v. zogenaamde
"opmaakprofielen" is aangebracht. Zo'n opmaakprofiel (in WordPerfect
heet dat "stijl") is een combinatie van opmaakcodes die op een deel
van een tekst wordt toegepast. Welke opmaakcodes bij een bepaald
opmaakprofiel ingesteld zijn kan men eenvoudig achteraf aanpassen.
Door de cursor op bijv. een plaatsnaam te zetten kunt u in de werkbalk van
MS-WORD zien dat het opmaakprofiel "PG Plaats" hierop van toepassing
is.
PRO-GEN heeft op deze wijze aan alle gelijksoortige gegevens een eigen
opmaakprofiel gegeven. De namen van deze opmaakprofielen beginnen alle met
de letters "PG " : PG Achternaam, PG Alias, PG Beroep, PG Bron,
PG Brontekst, PG Code, PG Datum, PG Generatie, PG Infotekst, PG Nummer,
PG Patroniem, PG Plaats, PG Recordnummer, PG Roepnaam en PG Voornaam.
De meeste van deze opmaakprofielen zijn leeg gelaten, behalve de
opmaakprofielen PG Achternaam (vet), PG Voornaam (vet), PG Infotekst
(klein) en PG recordnummer (subscript).
Opmaak aanpassen
Het gebruik van opmaakprofielen voor alle gelijksoortige gegevens maakt het
mogelijk om heel eenvoudig de opmaak naar uw eigen smaak aan te passen:
Voorbeeld 1 : De info-teksten niet klein maar cursief weergeven.
Plaats de cursor op een info-tekst. Kies "opmaak",
"opmaakprofiel...". Het onderstaande venster verschijnt.
In de linker kolom is het opmaakprofiel "PG Infotekst" al gekozen. U
kunt dan bij Beschrijving zien dat het huidige lettertype gebruikt wordt
(dit wordt met de tekst "onderliggend" aangegeven) maar met een afwijkende
lettergrootte van 10 pt.
Druk nu op de knop "Wijzigen..."; druk dan op de knop
"Opmaak" kies "Lettertype...". Het venster Lettertype
verschijnt nu. Maak het vakje "Punten" leeg, kies "cursief"
als Tekenstijl en druk op "OK".
Druk daarna op "OK" om het venster "Opmaakprofiel wijzigen" te
sluiten en dan "Sluiten" om het venster "Opmaakprofiel" te
sluiten.
Het resultaat is nu dat alle info-teksten in het document nu cursief i.p.v.
klein zijn.
Voorbeeld 2 : Plaatsnamen in klein_kapitaal
Plaats de cursor op een plaatsnaam en kies "opmaak",
"opmaakprofiel...".
Druk nu op "Wijzigen...", "Opmaak" en kies
"Lettertype...".
Kies nu "klein_kapitaal" als Tekenstijl en druk op "OK",
"OK" en "Sluiten".
Het resultaat is dat alle plaatsnamen nu in kleine hoofdletters worden
weergegeven.
N.B. | Plaatsnamen die in info-teksten of
bronvermeldingen staan blijven ongewijzigd. Alleen plaatsnamen die als
geboorteplaats, doopplaats, enz. zijn afgedrukt hebben als opmaakprofiel
"PG Plaats" en worden dus nu in kleine hoofdletters
weergegeven. |
Namenindex en bladzijdeverwijzingen
Door PRO-GEN zijn bij alle namen zogenaamde indexmarkeringen geplaatst.
Afhankelijk van de gekozen instelling zijn eventueel ook bij plaatsen en
bij beroepen zulke indexmarkeringen geplaatst. Tevens zijn bij de
verwijzingen naar de kinderen eventueel de bladzijdenummers vermeld.
Na het inlezen van de tekst is de index echter nog niet aangemaakt en zijn
ook de correcte bladzijdenummers nog niet ingevuld. Dit wordt door MS-WORD
gedaan zodra het document afgedrukt gaat worden. Het kan echter ook door op
CTRL-A te drukken en vervolgens op F9. MS-WORD zal dan de
betreffende bladzijdenummers berekenen en de index invullen.
N.B. | Bij de bladzijdenummers kan het voorkomen
dat er niet naar de bladzijde verwezen wordt waar de betreffende persoon is
beschreven, maar naar de laatste bladzijde waar deze persoon vermeld wordt.
Dit is op te lossen met een aanpassing die op de PRO-GEN homepage (
www.pro-gen.nl ) is te verkrijgen. |
De namenindex die standaard door MS-WORD wordt aangemaakt is niet erg mooi,
want de gegevens staan allemaal onder elkaar in 1 kolom en de
bladzijdenummers staan direct achter de namen.
Dit is aan te passen via "Invoegen", "Index en
inhoudsopgave..." waarbij het venster Index en inhoudsopgave bijv. als
volgt kan worden ingesteld om een nette index in 2 kolommen met
rechtsuitgelijnde bladzijdenummers te verkrijgen.
N.B. | Denk eraan dat de bladzijdenummers kunnen
veranderen als u achteraf teksten of opmaak gaat wijzigen. De
bladzijdenummers kloppen pas weer na CRTL-A en F9. |
Invoegen plaatjes
Vaak zal men in het MS-WORD document plaatjes (gescande aktes, foto's e.d.)
willen invoegen.
Zet hiertoe de cursor op de plek waar het plaatje moet verschijnen en kies
dan "Invoegen", "Figuur", "Uit bestand...". Blader via
"Zoeken in" naar de map waar het plaatje is opgeslagen. Als
voorbeeld gebruik ik de foto van koningin Emma die standaard met PRO-GEN
meegeleverd wordt in de directory PG30\NL\DATA.
Kijk voordat u op de knop "Invoegen" drukt nog even naar de opties
die aan de rechterkant beschikbaar zijn. De optie "Zwevend boven
tekst" kan het beste standaard aangezet worden; u kunt dan achteraf het
plaatje eenvoudig verslepen met de muis. Als u veel plaatjes gaat invoegen
wordt het MS-WORD document heel erg groot. U kunt dat voorkomen door de
optie "Aan bestand koppelen" aan te vinken en dan de optie
"Opslaan in document" uit te zetten. De plaatjes worden dan telkens
vanaf schijf ingeladen. Nadeel is wel dat u eraan moet denken om alle
plaatjes mee te leveren als u het document aan een drukker of een
familielid gaat aanleveren.
Zodra het plaatje is ingevoegd kunt u het met de muis groter of kleiner
maken door de hoekpunten te verslepen. Ook kunt u met de rechter muis-toets
de "Eigenschappen" van het plaatje oproepen en wijzigen.