Het aantal personen dat in een PRO-GEN bestand kan worden ingevoerd is afhankelijk van de bestandsopmaak. Als er een oude opmaakdefinitie gebruikt is kunnen er maar 30.000 personen ingevoerd worden. Als bijv. de nieuwe PG35-2.DEF opmaak gebruikt is kunnen er 2.000.000 personen ingevoerd worden.
Welke opmaakdefinitie er gebruikt wordt is te zien in het kader onder het hoofdmenu. Waarschijnlijk is er in dit geval gebruik gemaakt van PG23A.DEF of een eigen opmaakdefinitie.
Om meer personen in dit bestand te kunnen invoeren moet het bestand omgezet worden naar een bestand met een nieuwe bestandsopmaak. Dit gaat als volgt:
- Kies "PRO-GEN hulpprogramma's", "Update", "Update opmaak".
Er wordt dan gecontroleerd of er een backup aanwezig is en daarna wordt uw bestand omgezet naar de nieuwste bestandsopmaak.
Echter als u een eigen bestandsopmaak heeft gebruikt, dan werkt dit niet. Ga dan als volgt te werk:
- Kies "PRO-GEN hulpprogramma's", "Export", "PRO-GEN Export".
- Druk in de lijst op INSERT om alle personen in beeld te krijgen en druk op ENTER.
- Vul een nieuwe bestandsnaam in.
- Kies de gewenste nieuwe opmaakdefinitie (meestal PG35-2.DEF).
- Beantwoord de vraag "Oude recordnummers handhaven ?" met J.
- Druk op een toets om het koppelingen scherm op te roepen.
- Controleer in het koppelingen scherm of alle velden uit de linker kolom gekoppeld zijn aan een veld in de rechter kolom en druk op F1 als dit in orde is.
- Ditzelfde komt nogmaals voor de relatiegegevens. Ook hier kan op F1 gedrukt worden als alles in orde bevonden is.
- Beantwoord de vraag "Doorgaan met de PRO-GEN export ?" met J.
Nu is er een nieuw bestand met de nieuwe opmaak aangemaakt waarmee u tot 2.000.000 personen kunt invoeren.
Als u zich ervan overtuigd hebt dat alles in orde is, kunt u het oude bestand wissen via "Instellingen wijzigen", "PRO-GEN bestand wissen" en daarna eventueel het nieuwe bestand de oude naam teruggeven via "PRO-GEN bestand hernoemen".